Metodología y Seguimiento de Proyectos

por  Lharrous Redouan

Una de las actividades de gestión de proyectos se pueden agrupar en dos fases principales: planificación y seguimiento de proyecto.

La planificación del proyecto es un instrumento esencial para la gestión del proyecto. Permite: la definición del trabajo a realizar, establecer objetivos, coordinar y supervisar las acciones, gestión de los recursos, reducir los riesgos y informar sobre los avances del proyecto.

La planificación de un proyecto se inicia en el comienzo de un proyecto y actualizado durante toda su vida. Para el mismo proyecto puede ser un planing general y una o más listas detalladas. Todos estos programas para administrar las tareas claves y los hitos del proyecto. La existencia de un planing para un jefe de obra (ya sea para la construcción de un edificio o el desarrollo de una zona urbana), él optimizar sus posibilidades de éxito al mejorar el rendimiento (tiempo = dinero) y la productividad (mejor control de la calidad).

El diagrama de GANTT es un calendario para planificar un proyecto y hacerlo más fácil el seguimiento de su progreso. Este diagrama debe ser utilizado para alcanzar los objetivos iniciales. Permite ver fácilmente el progreso del proyecto, ofrecer suficiente antelación para pensar en acciones. Podemos también administrar más fácilmente los conflictos de recursos y retrasos potenciales mediante la visualización de su impacto sobre la marcha del proyecto. Además, el diagrama de Gantt es un buen instrumento para comunicarse con los interesados en el proyecto.

Pero la realización de tal de programación requiere la aplicación de técnicas de planificación:

1. Las tareas deben ser identificados (determinar, organizar, consolidar y priorizar por un montón de trabajo)
2. Las tareas deben ser cuantificados en términos de tiempo, de gastos y de recursos,
3. La lógica de todas las tareas deben ser analizados.

El seguimiento de los proyectos nos permite realizar una comparación entre los previstos y reales. Los participantes del proyecto pueden supervisar las actividades del proyecto,  determinar si los objetivos del proyecto se están alcanzados y hacer los cambios necesarios  para mejorar rendimiento del proyecto. El éxito de un buen seguimiento de un proyecto,  permite la disponibilidad de información confiable (nivel del jefe de proyecto) en:

1. Los gastos de consumo, la madurez y los costos diferidos,
2. La estimación de la destacada labor y seguir apoyando el trabajo de predecir;
3. Las dificultades encontradas.

Las reuniones regulares del equipo se llevan a cabo entre el director del proyecto y los miembros del equipo, lo que llamamos la supervisión interna (seguimiento interno), noticias y novedades para incluirlos en el orden del día, es decir, los asuntos que no puso fin a la «cuaderno diario», los informaciones diversas del director del proyecto, la presentación del progreso por el líder del equipo y la revisión de diversos problemas.

Un cuaderno diario se mantiene y se hace un seguimiento de la información, problemas encontrados, las decisiones adoptadas, autoridades designadas para llevar a cabo las acciones y la fecha de realización de la acción.

El seguimiento es también entre el jefe del proyecto y el equipo titular del mercado, se basa en dos comités:

El comité de contrato, presidido por el Oficial de Contrataciones (su frecuencia es trimestral), y su objetivo es buscar la visibilidad contractuales, arbitrar en el cumplimiento de las obligaciones contractuales por ambas partes y vigilar el control de los costes.

El Comité Operativo está presidido por el director del proyecto (su frecuencia es generalmente quincenal o se puede ajustar para períodos del mercado), su objetivo es realizar un seguimiento del progreso del proyecto y arbitrar las señales para elevarla el comité de contrato.

Al final del proyecto, una evaluación del proyecto se debe realizar. Se enfoca en los objetivos generales y específicos de un proyecto y determinar cómo y en qué medida en que se realizaron. La evaluación debe incluir una evaluación explícita que indique si el proyecto ha alcanzado sus objetivos, y si no, analizar las razones.

Evaluación del proyecto es una estimación de los resultados del proyecto y los resultados a la luz de los objetivos establecidos en el proyecto. Las evaluaciones deben incluir un componente participativo. Dicho los participantes en el proyecto deben comentar sobre sus experiencias en el proyecto y expresar en términos de sus propias evaluaciones del valor y los efectos del proyecto.

La seguimiento y la evaluación tanto requiere la colección y análisis de datos sobre las actividades del proyecto (los datos deben ser fáciles de recolectar y fácil de entender), Estos datos o información de referencia se utiliza normalmente para identificar y construir indicadores de los objetivos y actividades del proyecto. A través de los indicadores, el progreso y los logros del proyecto se pueden comparar con la situación básica, y por lo tanto puede ser evaluado. Aunque, la responsabilidad de seguimiento y evaluación el proyecto debe ser sistemática, también debe tener en cuenta los hechos y resultados inesperados.

(Traducido del original, del mismo autor)

Planification et suivi d’un projet

Les activités de management de projet, peut être regroupé en deux grandes phases : la planification du projet et le suivi du projet.
La planification d’un projet est un outil incontournable pour le management de projet. Elle permet de : définir les travaux à réaliser, fixer des objectifs, coordonner et suivre les actions, maîtriser les moyens, diminuer les risques et rendre compte
de l’état d’avancement du projet.
La planification du projet est initialisée au début d’un projet et mise à jour pendant toute sa durée de vie. Pour un même projet on peut faire un planning global et un ou
plusieurs plannings détaillés. L’ensemble de ces plannings permet de gérer les principales tâches et jalons du projet. L’existence d’un planning pour un chef de
chantier (que ce soit pour la construction d’un immeuble ou l’aménagement d’une zone
urbanistique), lui optimise ses chances de réussite, en améliorant le rendement (temps = argent) et la productivité (une meilleure maîtrise de la qualité).
Le diagramme de GANTT est un planning permettant de planifier un projet et de
rendre plus simple le suivi de son avancement. Ce diagramme doit servir à atteindre les objectifs initialement fixés. Il permet de visualiser facilement le déroulement du projet, ainsi que de prévoir suffisamment à l’avance les actions à penser. On pourra aussi gérer plus facilement les conflits de ressources et les éventuels retards en visualisant l’impact de ceux-ci sur le déroulement du projet. En outre, le diagramme de GANTT est un bon outil de communication avec les différents acteurs du projet.

Mais la réalisation d’un tel planning nécessite la mise en oeuvre des techniques de
planification :
1. les tâches doivent être identifiées (déterminer, structurer, regrouper et
hiérarchiser par des lots de travail),
2. les tâches doivent être quantifiées en termes de délais, de charges ou de
ressources,
3. la logique de l’ensemble des tâches doit être analysée.

Le suivi de projet doit permettre d’effectuer un comparatif entre le prévu et le réel. Il
permet aux participants aux projets de suivre les activités des projets, de déterminer si les objectifs du projet sont en train d’être réalisés et de procéder aux changements
nécessaires pour améliorer la performance des projets. La réussite d’un bon suivi de
projet tient en la disponibilité d’informations fiables (au niveau du chef de projet), sur :
1. Les charges consommées, les reports d’échéance et les coûts ;
2. L’estimation du reste à faire en charge et les travaux complémentaires à prévoir ;
3. Les difficultés rencontrées.

Des réunions régulières de l’équipe sont organisées entre le chef de projet et les
membres de l’équipe, ce qu’on appel suivi interne, pour communiqués les points
inscrire à l’ordre du jour, c’est-à-dire, les points non clos du «journal de bord», les
informations diverses du chef, la présentation de l’avancement des travaux par le
responsable de l’équipe et l’examen des différents problèmes.

Un journal de bord, est tenu à jour et permet de garder une trace des informations
communiquées, des problèmes rencontrés, des décisions prises, des responsables
désignés pour mener à bien les actions et la date de réalisation de l’action.
Le suivi se fait aussi entre le chef du projet et l’équipe du titulaire du marché, il
s’appuie sur deux comités :

Le comité contractuel, est présidé par la personne responsable du marché (sa
fréquence est trimestrielle), et son objectif est de rechercher une visibilité contractuelle, d’arbitrer sur le respect des obligations contractuelles par les deux parties et de contrôler la maîtrise des coûts.

Le comité opérationnel, est présidé par le chef de projet (sa fréquence est
généralement bimensuelle ou peut être ajustée en fonction des périodes du marché), son objectif est de suivre l’avancement du projet et d’arbitrer les points à faire remonter au comité contractuel.

A la fin de l’exécution du projet, une évaluation du projet doit être réalisée. Elle se
focalise sur les objectifs généraux et spécifiques d’un projet et détermine comment et
dans quelle mesure ils ont été réalisés. L’évaluation devrait comprendre une évaluation explicite stipulant si le projet a réalisé ses objectifs, et sinon, analyser les raisons.
L’évaluation du projet est une estimation de la performance du projet et des résultats à la lumière des objectifs déclarés du projet. Les évaluations devraient comporter un
volet participatif. Ceci permet aux participants au projet de faire des commentaires sur
leur expérience du projet et d’exprimer en des termes qui leur sont propres, leur
évaluation de la valeur et des effets du projet.

Le Suivi et l’Evaluation nécessitent tous deux la collecte et l’analyse des données
relatives aux activités des projets (les données devraient être faciles à collecter et
faciles à comprendre). Ces données ou informations de ligne de base sont normalement
utilisées pour identifier et construire les indicateurs des objectifs et activités du projet. A travers les indicateurs, l’état d’avancement et les réalisations du projet peuvent donc être comparés à l a situation de base, et peuvent en conséquence être évalués. Bien que le responsable de suivi et d’évaluation doivent être systématique, il devrait aussi permettre de prendre en compte des faits et des résultats imprévus.